Record retention schedule

Record retention schedule menurut FX soedjadi adalah suatu kebijaksanaan yg harus dilakukan dalam rangka proses manajemen,yaitu yg berhubungan dgn penggolongan,pemilihan,distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan record yg mana yg perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis records yg mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karna sudah tidak diperlukan lagi.

Penggolongan records
Adapun penggolongan records menurut FX soedjadi, yaitu :

1. records yang tidak penting (non essential).
2. records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3. records yang penting (important).
4. records yang sangat penting (vital).

• Yg termasuk kedalam records yg tidak penting :

1. Nota-nota pembelian barang yg sudah lunas
2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai
3. Surat-surat undangan dari karyawan

• Yg termasuk kedalam records yg dapat dimanfaatkan :

1. Surat-surat undangan rapat
2. Dokumen-dokumen yg bersifat periodic
3. Surat-surat keterangan ijin & sakit
4. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan

• Yg termasuk kedalam records yg penting :

1. Dokumen-dokumen penjualan
2. Laporan-laporan keuangan
3. Wesel-wesel tagih

• Yg termasuk kedalam records yg sangat penting :

1. Surat akte pendirian bangunan
2. Surat perjanjian kontrak
3. Surat-surat asuransi
4. Surat-surat keputusan
5. Surat-surat hak milik perusahaan

Filing dalam perusahaan

Filing adalah segala tindakan yg berhubungan dgn masalah pengumpulan,klasifikasi,penyimpanan,penempatan,dan distribusi atau Surat-surat,grafik-grafik dan tindakan tsb dilakukan dgn setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tsb dapat ditemukan kembali dgn mudah.

Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan??
FILING mrpkn suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yg sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan
FILING yg dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS.
Papers tsb antara lain :

1. Surat pembayaran barang
2. Surat penerimaan barang
3. Surat hutang
4. Surat asuransi
5. Surat penjualan barang
6. Surat pengiriman barang
7. Surat- surat jaminan
8. Surat- surat pembayaran pajak
9. Dan surat- surat yang lainnya

Semua surat- surat yg tersebut diatas disamping yg belum termasuk kedalam surat- surat diatas sangat penting gunanya bagi perusahaan,karna surat- surat tsb akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perencanaan masa depan maupun target-target perusahaan yg hendak dicapai sampai dengan masalah dalam pengambilan keputusan.

Komunikasi dalam organisasi

Komunikasi dalam organisasi

Beberapa tokoh yang mendefinisikan komunikasi:
1. Keith davis
Komunikasi : suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang yang lain.

2. Chester I barnard
Komunikasi:suatu alat dimana orang-orang yg bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.

3. Koontz O’donnell
Komunikasi: sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang keorang yg lain.

Dari ketiganya disimpulkan dalam komunikasi harus mencakup 3 hal penting,yaitu:
1) Harus ada si pembawa berita atau komunikator (sender).
2) Harus ada si penerima berita ataukomunikan (receiver).
3) Berita atau informasi yang akan disampaikan.

Biasanya seseorang yg melakukan komunikasi dgn seseorang yg mempunyai tujuan yg berbeda-beda tergantung pada maksud pribadi seseorang.seseorang yg melakukan komunikasi dengan orang lain bisa bertujuan untuk memberikan informasi kepada orang yg menerima berita tsb bisa juga untuk memperoleh berita yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya tapi juga bertujuan untuk merundingkan sesuatu atau musyawarah untuk mencapai persetujuan diantara mereka.

Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja

I. Pengertian

Tata kerja : merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tsb harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tsb dapat diselesaikan.

Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Ketiganya merupakan kesatuan yang bulat artinya ketiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.

Jadi,dengan adannya tata kerja,prosedur,dan sistem menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah,terkoordinir,dan terkontrol dengan baik.

Implementasi fungsi Manajemen (POAC) dalam diri pribadi sebagai seorang Mahasiswa.

Mahasiswa, mungkin salah satu orang yang sibuk, ya bayangkan saja tiap hari tugas, presentasi dan lain - lain. Jika mahasiswa tidak dapat mengatur waktunya atau tidak dapat menguasai dirinya agar terus bersemangat menjalani aktivitasnya?? mungkin bisa berantakan tiap aktivitasnya, Diperlukan manajemen untuk mahasiswa (manajemen bukan cuma buat bisnis aja lho).

Kita simak apa fungsi manajemen untuk mahasiswa mungkin bermanfaat untuk kalian...



Manajemen diri. Itulah istilah yang biasa dikaitkan dengan pengaturan diri sendiri. Pengaturan kehidupan dapat menghasilkan menurunnya tingkat stres seseorang. Di tambah dengan tingkat iman dan takwa yang tinggi terhadap agama akan menambah berkurangnya tingkat stres, bahkan hampir tidak ada.

Adaa beberapa point manajemen diri "


1. Manajemen waktu.

Bagaimana kita mengatur waktu ?. Jawabannya terdapat pada kedisiplinan kita dari kecil hingga sekarang. Semenjak SD kita diajarkan disiplin kan. Penjadwalan kegiatan, agenda kerja, dan catatan diary. adalah jawaban masalah manajemen waktu. Kapan kita masuk kuliah ? harusnya kita sudah memperkirakan jam berapa kita berangkat agar tidak telat.

2. Manajemen keuangan.

Berjalannya manajemen waktu, kemudian kita akan menemukan yang namanya biaya. Jam Makan, Transportasi, Tugas" numpuk, Foto Copy, Charity.

3. Manajemen Peralatan.

Apa yang kita butuhkan harus di manaj dengan apik. Karena bawaan yang berlebih akan membuat kita capek. Sebagai anak kuliah, kita bawa yang perlu aj.

4. Manajemen SDM.

Siapa yang akan kita temui hari ini ? pasti kita sudah mencatatnya kan. Jadwal Kuliah. Mencatat dosen dan ruangan kelas.


Ya mungkin itu yang diperlukan tiap mahasiswa oh iya manajemen ini juga berfungsi juga buat pelajar.
Oke tetap semangat ya...
Setelah berusaha jangan lupa do'a, supaya manajemen yang kita lakukan berjalan dengan baik.

Budaya Organisasi

Budaya Organisasi adalah suatu sistem pemahaman dalam bertindak yg dimengerti & menjadi pegangan.

karakteristik Budaya Organisasi:
1.innovation and risk taking
2.attention to detail
3.outcome orientation
4.people orientation
5.team orientation
6.aggressiveness
7.stability

fungsi Budaya Organisasi:
1.membedakan satu organisasi dgn organisasi lain.
2.a sense of identity.
3.sebagai komitmen yg harus disepakati secara bersama oleh setiap karyawan.
4.mempertinggi stabilitas dalam masyarakat industri.

membentuk Budaya Organisasi:
1.pemimpin harus menjadi contoh nyata bagaimana berpikir & bertindak dalam organisasi sehari-hari
2.mendoktrin serta mensosialisasikan cara berpikir dan bertindak.

mempertahankan Budaya Organisasi:
1.sosialisasi
2.selection process
3.the action of top management

mempelajari Budaya Organisasi:
1.bahasa
2.material symbols
3.stories
4.rituals

Perkembangan Teori Organisasi

Teori Organisasi berkembang melalui 3 pendekatan,yaitu:
1.Pendekatan Klasik yg memperkenalkan cara membagi kegiatan kepada anggota organisasi sehingga setiap orang mendapat beban kerja yang merata dan sesuai kapasitasnya.
2.Pendekatan Neoklasik menemukan bahwa iklim organisasi juga perlu dijaga agar selain ditugasi beban kerja yg merata dan sesuai kapasitasnya, anggota organisasi juga bisa bekerja dengan nyaman karena dalam organisasi terdapat suasana kerja yang baik.
3.Pendekatan Modern menemukan bahwa setelah beban kerja terdistribusi dengan baik dan suasana kerja juga nyaman, organisasi juga perlu disesuaikan dengan kondisi luar (lingkungannya) agar bisa hidup dan berkembang dengan baik.

Acuan dalam Pembahasan Teori Organisasi
Organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya sehingga agar bisa berhasil maka organisasi perlu menyesuaikan diri terhadap kondisi lingkungannya. Oleh karena itu, tidak ada aturan umum yang berlaku bagi semua organisasi. Kondisi terbaik bagi sebuah organisasi tergantung kepada kondisi lingkungan, dimana organisasi itu berada. Ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya menyebabkan cara untuk menggambarkan karakteristik organisasi perlu menunjukkan bentuk organisasi tersebut dan juga kondisi organisasi itu relatif terhadap lingkungannya. Selain itu, ketergantungan ini juga menyebabkan cara untuk melakukan analisis terhadap permasalahan organisasi juga perlu memperhatikan apakah permasalahan tersebut sebenarnya muncul dari kondisi yang terdapat di luar organisasi

Organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya sehingga perlu dipahami cara untuk menginventarisasi dan mempelajari elemen-elemen lingkungan secara lengkap.

Sifat lingkungan yang paling berbahaya bagi organisasi adalah ketidakpastiannya. Oleh karena itu, muncul berbagai cara untuk mempelajari ketidakpastian lingkungan, seperti yang dikembangkan oleh Duncan, dan juga oleh Emery dan Trist.

Pengaruh Lingkungan terhadap Organisasi
Ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya menyebabkan organisasi melakukan penyesuaian. Salah satu bentuk penyesuaian organisasi adalah melalui penyesuaian internal organisasi, misalnya (1) kompleksitas organisasi perlu disesuaikan dengan kompleksitas lingkungannya, (2) dalam organisasi juga muncul bagian-bagian peredam yang melindungi kegiatan utama organisasi dari gejolak lingkungan, (3) boundary spanning muncul sebagai bagian yang melakukan pengamatan terhadap perubahan kondisi lingkungan maupun merepresentasikan organisasi terhadap lingkungannya

Diferensiasi dan Integrasi
Kompleksitas lingkungan menyebabkan organisasi perlu membagi-bagi diri (diferensiasi) agar setiap segmen lingkungan dapat dihadapi oleh suatu bagian khusus dari organisasi. Akan tetapi, bagian-bagian yang terpisah itu, kemudian perlu disatukan atau dikoordinasikan kembali (integrasi) agar secara keseluruhan tetap menuju atau menyumbang kepada pencapaian tujuan bersama.

Mengubah Kondisi Lingkungan
Organisasi mencoba mengubah kondisi lingkungan melalui dua jenis tindakan, yaitu (1) mengusahakan terciptanya hubungan baik dengan elemen-elemen lingkungan yang terpenting dan (2) berusaha membentuk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa menguntungkan bagi organisasi. Kondisi suatu organisasi juga bisa dibaca dengan melihat set organisasinya, yaitu berbagai jenis organisasi lain yang memiliki hubungan dengan organisasi tersebut

Efektivitas Organisasi
Efektivitas suatu organisasi sering kali dikaitkan dengan keberhasilan organisasi tersebut untuk mencapai sasarannya. Ternyata dalam organisasi terdapat sasaran resmi dan sasaran sebenarnya. Sasaran resmi biasanya berbentuk formal dan sulit diukur sehingga tidak mudah untuk dijadikan acuan dalam pengukuran efektivitas organisasi. Sementara sasaran sebenarnya memang lebih terukur, tetapi biasanya tidak dinyatakan secara resmi.

Sasaran merupakan hal penting karena merupakan alasan bagi eksistensi suatu organisasi, dan juga sebagai patokan dalam melaksanakan proses manajemen

Berbagai Pendekatan dalam Pengukuran Efektivitas Organisasi
Dalam pengukuran Efektivitas Organisasi terdapat 3 jenis pendekatan, yaitu Pendekatan Sasaran, Pendekatan Sumber, dan Pendekatan Proses Internal. Ketiga jenis pendekatan ini mengukur efektivitas organisasi secara parsial, dan mengukur efektivitas organisasi dari sudut pandang yang berbeda.

Pendekatan Integratif dalam Pengukuran Efektivitas Organisasi
Pendekatan integratif dalam pengukuran efektivitas organisasi muncul karena. Organisasi melaksanakan berbagai jenis kegiatan dan menghasilkan bermacam-macam output sehingga pengukuran efektivitasnya lebih tepat apabila dilakukan dengan menggunakan banyak kriteria.

Birokrasi Organisasi
Pada masa Revolusi Industri, mulai terasa kebutuhan akan kemampuan untuk merumuskan dan mengelola organisasi produksi berukuran besar. Weber mengusulkan organisasi Birokrasi sebagai jawaban terhadap kebutuhan tersebut. Organisasi Birokrasi menurut Weber perlu memenuhi ciri-ciri ideal yang ia usulkan, dan ternyata tidak mudah dilaksanakan.

Pertumbuhan Organisasi dan Birokrasi
Organisasi selalu didorong untuk tumbuh menjadi lebih lengkap dan lebih besar oleh berbagai kekuatan. Menurut Greiner, organisasi selalu tumbuh dalam tahapan yang diawali oleh tahapan tumbuh dan diakhiri dengan tahapan krisis.

Birokrasi dan Performansi Organisasi
Organisasi Birokrasi bisa memberikan kinerja yang baik apabila digunakan pada situasi yang sesuai. Pada jenis situasi yang tidak sesuai kinerja organisasi birokratis cenderung buruk. Oleh karena itu, sampai sekarang terdapat kelompok yang mendukung maupun mengritik organisasi birokrasi.

Organisasi yang mengalami kemunduran ternyata bisa disebabkan oleh alasan yang muncul dari dalam organisasi ataupun dari kondisi lingkungannya

Diferensiasi Horizontal
Kompleksitas menunjukkan derajat diferensiasi (perbedaan) yang terjadi dalam sebuah organisasi, baik ke arah horizontal, vertikal, maupun spasial (menurut ruang atau daerah). Diferensiasi horizontal menggambarkan derajat perbedaan antara unit-unit atau fungsi-fungsi organisasi sehingga setiap unit atau fungsi perlu ditangani oleh tenaga kerja dengan pengetahuan dan keterampilan khusus (spesialisasi).

Diferensiasi Vertikal
Kompleksitas menunjukkan derajat diferensiasi (perbedaan) yang terjadi dalam sebuah Organisasi, baik ke arah horizontal, vertikal, maupun spasial (menurut ruang atau daerah). Diferensiasi vertikal menggambarkan tingkat kedalaman atau banyaknya tingkatan hierarki antara pimpinan puncak hingga tingkatan paling rendah dalam sebuah organisasi. Diferensiasi spasial atau sebaran ruang menunjukkan derajat penyebaran bagian-bagian organisasi pada lebih berbagai lokasi, baik menurut jumlahnya maupun menurut jarak sebarannya.